Lifecycle Specialist, Employee Relations & Transitions

What this job can offer you

As a critical extension of our clients’ HR teams, we navigate and advise on the intricate paths of global employment with unmatched speed, expertise, and precision. The vision of the Lifecycle team at Remote is not just about maintaining the gold standard in HR practices; it’s about elevating it, integrating cutting-edge technology solutions, and enriching customer experiences in over 80+ countries. On this team, your work directly influences our ability to sustain and extend our compliance coverage, continuously enhance our customer journeys, and significantly increase our operational capacity. You’re not just part of a team; you’re at the forefront of shaping the future of work, ensuring every interaction is fast, intuitive, and profoundly impactful. Dive into a role where your passion for innovation, commitment to excellence, and drive to make a global difference aligns with our mission to empower organizations worldwide to employ anyone, anywhere — compliantly.

The Lifecycle Specialist, Employee Relations & Transitions manages employee exits for Remote's external employees with a focus on legal compliance and providing delightful customer service. Additionally, the specialist provides first-level Employee Relations support, guiding clients through workplace concerns and coordinating appropriate resources when needed.

As part of a larger employee Lifecycle team, the Specialist is also expected to contribute to process improvements and initiatives in line with Remote's strategic goals and values.

Key Responsibilities

Offboarding

• Manage and resolve end-to-end employee exits across multiple international jurisdictions, prioritizing a superior offboarding experience for Remote's clients and their employees.
• Provide sound guidance and manage clients' requests on various HR matters, including but not limited to termination, resignation and transfer procedures, employment contracts, and redundancy processes, ensuring legal compliance and best practices.
• Lead and facilitate meetings with clients and external employees, including but not limited to workforce reduction consultation meetings, administrative hearings, negotiations in separations and settlements, providing guidance on terminations, and delivering termination outcomes.
• Influence and negotiate positive outcomes in complex terminations, balancing multiple stakeholders with competing interests.
• Liaise with and coordinate various internal and external stakeholders to ensure compliance in offboarding activities and audits, including but not limited to payroll, legal counsel, government bodies, and trade unions.
• Draft, tailor and administer all termination and supplementary documents with accuracy and attention to detail, ensuring employee records are maintained with strict adherence to privacy and confidentiality regulations.
• Process offboarding on Remote's internal HRIS platform, collaborating with various internal stakeholders, such as Customer Success, Legal, Payroll, Benefits, Time and Attendance, amongst other verticals, to ensure all aspects of the employee exit are administered correctly and promptly.
• Be the subject-matter expert and respond to internal and external queries on all offboarding matters in conjunction with Lifecycle's internal stakeholders.
• Navigate clients through Remote's Employee Relations resources and guides, helping them understand applicable policies and processes.
• Conduct preliminary assessment of workplace concerns, identifying key facts and applicable local regulations.
• Coordinate with internal and external stakeholders to ensure appropriate handling of employee relations matters.
• Support clients in understanding progressive disciplinary approaches and documentation requirements.
• Monitor ongoing employee relations cases, ensuring timely follow-up and coordination with relevant stakeholders.
• Actively identify opportunities for and contribute to process improvements, automation, product development and overall customer and employee experience through the offboarding and employee relations processes.

Key Requirements and Charactristics

• Experience as a HR Advisor or HR Business Partner, with generalist HR competencies and exposure across the employee lifecycle.
• Proven experience with a strong background in managing voluntary and involuntary exits (terminations) with care, sensitivity and legal compliance; and providing comprehensive HR support and guidance on employment laws and regulations, spanning various jurisdictions.
• Ability to interpret and apply industrial instruments, analyze complex HR issues, undertake research, provide practical solutions and effectively communicate recommendations to clients and internal stakeholders when operating in ambiguous and unfamiliar environments.
• Basic understanding of employee relations principles, progressive discipline approaches, and workplace investigation fundamentals.
• Excellent communication, influencing, conflict management, and negotiation skills, with the ability to confidently lead difficult conversations to a positive outcome, often where parties have conflicting interests, maintaining professionalism and strict confidentiality.
• Business-level (advanced) proficiency in written and spoken English, with additional languages considered a plus.
• Aptitude and appetite to innovate and optimize processes, continuously identifying and implementing opportunities for automation and championing best practices.
• Efficiency in operations, with an awareness of the importance of thorough record-keeping and data integrity.
• Tech-savvy, with the ability to successfully collaborate asynchronously on various tools, and adapt to new and evolving systems.
• Ability to work autonomously and cohesively in an international team in a fast-paced, asynchronous, remote environment with multiple priorities. Willingness to work flexible hours as needed.
• Proactive and self-motivated with a strong sense of ownership and accountability.
• Bilingualism in English and French is a plus, though not strictly required.

Practicals

• You'll report to: Manager Employee Lifecycle, Employee Relations & Transitions
• Team: Lifecycle, Employee Relations & Transitions
• Location: Canada
• Start date: As soon as possible

Application process

1. Interview with recruiter
2. Technical assessment 
3. Same day:
   - Interview with future manager
   - Interview with team member and Legal team member
4. Same day:
   - Interview with Senior Manager 
   - Bar Raiser Interview 
5. Prior employment verification check 

Ce que ce poste peut vous offrir

En tant qu'extension essentielle des équipes RH de nos clients, nous naviguons et conseillons sur les parcours complexes de l'emploi mondial avec une rapidité, une expertise et une précision inégalées. La vision de l'équipe Lifecycle chez Remote ne consiste pas seulement à maintenir la référence absolue en matière de pratiques RH ; il s'agit de l'élever, d'intégrer des solutions technologiques de pointe et d'enrichir l'expérience client dans plus de 80 pays. Au sein de cette équipe, votre travail influence directement notre capacité à maintenir et à étendre notre couverture de conformité, à améliorer continuellement les parcours de nos clients et à augmenter considérablement notre capacité opérationnelle. Vous ne faites pas seulement partie d'une équipe ; vous êtes à l'avant-garde du façonnement de l'avenir du travail, en veillant à ce que chaque interaction soit rapide, intuitive et profondément percutante. Plongez dans un rôle où votre passion pour l'innovation, votre engagement envers l'excellence et votre volonté de faire une différence à l'échelle mondiale s'alignent sur notre mission : permettre aux organisations du monde entier d'employer n'importe qui, n'importe où — en toute conformité.

Le Spécialiste Lifecycle, Relations Employés et Transitions gère les départs des employés externes de Remote en mettant l'accent sur la conformité légale et la prestation d'un service client exceptionnel. De plus, le spécialiste fournit un soutien de premier niveau en relations employés, guidant les clients à travers les préoccupations en milieu de travail et coordonnant les ressources appropriées au besoin.

En tant que membre d'une équipe plus large dédiée au cycle de vie des employés (Lifecycle), le spécialiste est également censé contribuer aux améliorations de processus et aux initiatives en accord avec les objectifs stratégiques et les valeurs de Remote.

Responsabilités clés

Départ (Offboarding)

• Gérer et résoudre les départs d'employés de bout en bout dans plusieurs juridictions internationales, en priorisant une expérience de départ supérieure pour les clients de Remote et leurs employés.
• Fournir des conseils judicieux et gérer les demandes des clients sur diverses questions RH, incluant mais sans s'y limiter, les procédures de licenciement, de démission et de transfert, les contrats de travail et les processus de licenciement économique, en garantissant la conformité légale et les meilleures pratiques.
• Diriger et animer des réunions avec les clients et les employés externes, incluant mais sans s'y limiter, les réunions de consultation pour réduction d'effectifs, les audiences administratives, les négociations de ruptures et de règlements, en fournissant des conseils sur les licenciements et en communiquant les issues de fin de contrat.
• Influencer et négocier des issues positives lors de licenciements complexes, en équilibrant les intérêts divergents de multiples parties prenantes.
• Assurer la liaison et coordonner diverses parties prenantes internes et externes pour garantir la conformité des activités de départ et des audits, incluant mais sans s'y limiter, la paie, les conseillers juridiques, les organismes gouvernementaux et les syndicats.
• Rédiger, adapter et administrer tous les documents de licenciement et documents supplémentaires avec précision et souci du détail, en veillant à ce que les dossiers des employés soient tenus dans le strict respect des réglementations sur la protection de la vie privée et la confidentialité.
• Traiter les départs sur la plateforme SIRH interne de Remote, en collaborant avec diverses parties prenantes internes telles que la Réussite Client (Customer Success), le Juridique, la Paie, les Avantages Sociaux, le Temps et les Présences, entre autres verticales, pour s'assurer que tous les aspects du départ de l'employé sont administrés correctement et rapidement.
• Agir en tant qu'expert en la matière et répondre aux questions internes et externes sur toutes les questions de départ en conjonction avec les parties prenantes internes de l'équipe Lifecycle.
• Guider les clients à travers les ressources et guides de relations employés de Remote, en les aidant à comprendre les politiques et processus applicables.
• Effectuer une évaluation préliminaire des préoccupations sur le lieu de travail, en identifiant les faits clés et les réglementations locales applicables.
• Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour assurer un traitement approprié des questions de relations employés.
• Soutenir les clients dans la compréhension des approches disciplinaires progressives et des exigences en matière de documentation.
• Suivre les dossiers de relations employés en cours, en assurant un suivi et une coordination en temps opportun avec les parties prenantes concernées.
• Identifier activement les opportunités et contribuer à l'amélioration des processus, à l'automatisation, au développement de produits et à l'expérience globale des clients et des employés à travers les processus de départ et de relations employés.

Exigences et caractéristiques clés

• Expérience en tant que conseiller RH ou partenaire d'affaires RH (HRBP), avec des compétences RH généralistes et une exposition à l'ensemble du cycle de vie de l'employé.
• Expérience confirmée et solide bagage dans la gestion des départs volontaires et involontaires (licenciements) avec soin, sensibilité et conformité légale ; et fourniture d'un soutien et de conseils RH complets sur les lois et réglementations du travail couvrant diverses juridictions.
• Capacité à interpréter et appliquer des instruments industriels, analyser des problèmes RH complexes, entreprendre des recherches, fournir des solutions pratiques et communiquer efficacement des recommandations aux clients et aux parties prenantes internes lors d'opérations dans des environnements ambigus et inconnus.
• Compréhension de base des principes de relations employés, des approches de discipline progressive et des fondamentaux des enquêtes en milieu de travail.
• Excellentes compétences en communication, influence, gestion de conflits et négociation, avec la capacité de mener avec assurance des conversations difficiles vers une issue positive, souvent lorsque les parties ont des intérêts conflictuels, tout en maintenant le professionnalisme et une confidentialité stricte.
• Maîtrise de niveau professionnel (avancé) de l'anglais écrit et parlé ; des langues supplémentaires sont considérées comme un atout.
• Aptitude et désir d'innover et d'optimiser les processus, en identifiant et en mettant en œuvre continuellement des opportunités d'automatisation et en promouvant les meilleures pratiques.
• Efficacité opérationnelle, avec une conscience de l'importance d'une tenue de dossiers rigoureuse et de l'intégrité des données.
• À l'aise avec la technologie, avec la capacité de collaborer avec succès de manière asynchrone sur divers outils, et de s'adapter à des systèmes nouveaux et évolutifs.
• Capacité à travailler de manière autonome et cohésive au sein d'une équipe internationale dans un environnement distant (remote) et asynchrone au rythme rapide avec des priorités multiples. Disponibilité pour travailler selon des horaires flexibles au besoin.
• Proactif et motivé par soi-même avec un fort sens de l'appropriation et de la responsabilité.
• Le bilinguisme anglais et français est un atout, bien que non strictement requis.

Aspects pratiques

• Supérieur immédiat : Manager Employee Lifecycle, Employee Relations & Transitions
• Équipe : Lifecycle, Employee Relations & Transitions
• Lieu : Canada
• Date de début : Dès que possible

Processus de candidature

1. Entretien avec le recruteur
2. Évaluation technique
3. Le même jour :
   • Entretien avec le futur manager
   • Entretien avec un membre de l'équipe et un membre de l'équipe juridique
4. Le même jour :
   • Entretien avec un Senior Manager
   • Entretien "Bar Raiser"
5. Vérification des antécédents d'emploi antérieurs

#LI-DNP